UN·E AGENT ADMINISTRATIF·VE ET CHARGE·E D'ACCUEIL (F/M/X) - niveau D - CONTRAT DE REMPLACEMENT (CDR) - TEMPS PLEIN

Fonction

Le CPAS d’Ixelles joue un rôle central dans la politique sociale de la Commune, au service des personnes en situation de précarité. Situé dans un quartier dynamique, à proximité de la place Flagey et des étangs d’Ixelles, il offre à ses collaborateur.trices - près de 800 aujourd’hui - un emploi porteur de sens dans un environnement de travail convivial et flexible promouvant les valeurs d’intégrité, d’enthousiasme et de professionnalisme.

VOTRE MISSION

En tant qu’agent administratif·ve et chargé·e d'accueil, vous assurez les tâches de soutien administratif et logistique nécessaires au bon fonctionnement du service Cap Emploi, et à la tenue des dossiers des personnes qui y sont accompagnées. Vous accueillez, informez et orientez le public. Vous représentez votre administration en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité.

LES ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Vous accueillez, informez et orientez le public ;
• Vous assurez la permanence téléphonique, gérez les appels, les filtrez et les orientez vers les destinataires souhaités ;
• Vous assurez la gestion du courrier et de la boîte mail générale du service ;
• Vous transmettez les informations et/ou les documents aux agents concernés et inscrivez les confirmations de rendez-vous dans les agendas des agents d'insertion ;
• Vous alimentez les présentoirs en documentation et assurez le maintien en état de l’espace d’accueil/attente ;
• Vous réalisez des tâches administratives telles que tri, encodage, classement, archivage, scan et destruction de documents ;
• Vous êtes en charge de l'ouverture et de la fermeture de dossiers administratifs ;
• Vous complétez et adaptez des documents types sur base des instructions qui vous sont données et en application des procédures existantes ;
• Vous apportez un soutien logistique au service.

Profil

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES SPÉCIFIQUES À LA FONCTION

• Vous portez de l’intérêt à votre interlocuteur, ses émotions, ses valeurs et exprimez un message de manière à ce que votre interlocuteur le comprenne ;
• Vous identifiez, étudiez et traitez de manière critique les différents éléments d’une situation et vous organisez de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de vos objectifs et/ou activités ;
• Vous ajustez et modifiez votre comportement et votre manière de travailler en fonction du contexte et des personnes, en vue de fonctionner de manière efficiente ;
• Vous assumez la responsabilité de votre propre travail, effectuez votre travail dans un souci de qualité et êtes capable d'effectuer spontanément toute une série de tâches, sans supervision continue.

COMPÉTENCES TECHNIQUES SPÉCIFIQUES À LA FONCTION

• Vous êtes capable d’utiliser l'outil informatique, les applications bureautiques (Outlook, Word, Excel) et les machines de bureau (scanner, photocopieuses, téléphone etc…) ;
• Vous êtes à l'aise avec les techniques d'expression orale ;
• Vous avez des connaissances en techniques d'accueil, gestion de l'agressivité et des émotions ;
• Vous disposez de capacités rédactionnelles ;
• Vous êtes à l'aise avec les techniques de classement et d'archivage des documents.

CONDITIONS DE PARTICIPATION

• Vous êtes titulaire d’un diplôme belge de l’enseignement secondaire inférieur ou diplôme de l’enseignement secondaire du 2^ème degré ou êtes en possession d’une décision d’équivalence assimilant le diplôme d’études étranger au diplôme requis ;
• Vous avez une expérience professionnelle d'un an minimum (hors stages) dans une fonction similaire (Agent administratif·ve et d'accueil).

ATOUTS

• Vous êtes titulaire d'un diplôme à orientation administration / secrétariat / techniques de bureau ;
• Vous avez suivi une formation en techniques d’accueil ou communication non violente ou gestion des émotions ;
• Vous avez une maîtrise de l’autre langue régionale, êtes en possession du Selor ou vous êtes disposé·e à l’obtenir.

Au-delà de 10 candidatures, les atouts seront considérés comme conditions de participation. Ceux-ci sont classés par ordre de priorité dans l'annonce.

Offre

• Un traitement de départ (sans ancienneté) de 2438,68€ (salaire mensuel brut, barême D) ;
• Des chèques repas d’une valeur faciale de 8 € ;
• La reconnaissance automatique des anciennetés dans le secteur public et des anciennetés utiles dans le secteur privé ou en tant qu’indépendant ;
• La possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (sous réserve de l’obtention du Selor art.9§2) ;
• La constitution d’une pension complémentaire (2ème pilier) ;
• Un minimum de 31 jours de congé par an ;
• Un tarif préférentiel dans tous les sites hospitaliers d’Iris Sud ;
• Une intervention de l’employeur dans les frais de transport (transports en commun gratuits, indemnité piéton et vélo de 0,35€ par km).

INTERESSÉ.E ? LES CANDIDATURES SE CLOTURENT LE 30/06/2024

Les candidat(e)s retenu(e)s seront informé(e)s par courriel et invité(e)s à se présenter aux fins de vérifications des qualifications professionnelles.

L’entretien oral et l'épreuve pratique auront lieu le 05/07/2024.

Tout acte de candidature incomplet ou reçu hors délai ne pourra être pris en considération.