EEN PROJECTMANAGER (V/M/X) - COD - VOLTIJDS

Functie

Het OCMW van Elsene speelt een centrale rol in het sociaal beleid van de Gemeente en staat ten dienste van mensen in armoede. Het Centrum is gevestigd in een dynamische wijk, vlakbij het Flageyplein en de vijvers van Elsene. De intussen bijna 800 medewerkers voeren er een betekenisvolle job uit in een gemoedelijke, flexibele werkomgeving. Zo dragen ze de waarden integriteit, enthousiasme en professionaliteit uit.

UW OPDRACHT

Onder toezicht van het hoofd van de Ondersteunende Dienst van het Secretariaat-Generaal ben je een belangrijke speler bij het ontwerpen, aansturen en opvolgen van multidisciplinaire projecten bij het OCMW van Elsene. Je draagt actief bij aan de modernisering van de digitale tools en werkmethoden door het informatiebeheer te optimaliseren, multidisciplinair en gecoördineerd gebruik van de bestaande tools aan te moedigen en nieuwe oplossingen te introduceren die zijn aangepast aan de behoeften van de teams.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit het verzamelen en analyseren van de behoeften van de verschillende afdelingen, het formuleren van strategische aanbevelingen en het implementeren van passende oplossingen voor een efficiënter beheer van de informatie en werkprocessen.

Dankzij deze acties speel je een essentiële rol in de voortdurende verbetering van het sociale beleid dat het OCMW voert, door innovatieve oplossingen aan te bieden die zijn aangepast aan de uitdagingen op het terrein.

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN

1. Behoeften verzamelen en analyseren

• De uitdagingen en kansen identificeren met betrekking tot informatiebeheer en digitalisering binnen de administratie.
• Overleg organiseren met de verschillende afdelingen om inzicht te krijgen in hun specifieke behoeften.
• Een inventarisatie opmaken van de bestaande tools (Outlook, agendabeheer, reservering van ruimtes, enz.) en verbeteringen voorstellen voor een multidisciplinair en geoptimaliseerd gebruik.
• De verwachtingen nagaan met betrekking tot het delen en gezamenlijk beoordelen van documenten, interne communicatie en het aanbieden van gemeenschappelijke tools.

2. Oplossingen uitwerken en implementeren

• Zich zelfstandig informeren en bijscholen en benchmarkings implementeren in de relevante gebieden.
• Hulpmiddelen voorstellen die aansluiten op de vastgestelde behoeften en methodologieën definiëren voor een optimaal gebruik ervan.
• Voorbeelden van concrete acties:
• De implementatie van strategische planning- en projectmanagementsoftware introduceren en begeleiden.
• Methodologische ondersteuning verlenen aan de communicatiecel bij de implementatie van gemeenschappelijke templates en hulpmiddelen, om zo de standaardisatie van administratieve praktijken te vergemakkelijken.
• De integratie van nieuwe digitale tools ondersteunen (bijv. Outlook 365, samenwerkingsplatformen) en het gebruik ervan optimaliseren.

3. Ondersteuning voor verandering en opleiding

• De medewerkers sensibiliseren en opleiden wat betreft nieuwe hulpmiddelen en methodieken.
• Handleidingen en ondersteunend materiaal opstellen om de geïmplementeerde tools vlotter en efficiënter in gebruik te laten nemen.
• Zorgen voor een heldere en vlotte communicatie over digitale ontwikkelingen binnen de administratie.
• Trainingssessies en workshops over best practices organiseren.

4. Projectmanagement en coördinatie

• Een gemeenschappelijke methodologie voor het beheer van informatie en digitale hulpmiddelen definiëren, structureren en implementeren.
• De digitaliseringsprojecten aansturen in samenwerking met de betrokken afdelingen.
• Projecten opvolgen, de impact ervan meten en indien nodig de strategieën aanpassen.
• Zorgen voor harmonisatie van de werkwijzen en voor continue optimalisatie van interne processen.

Profiel

FUNCTIESPECIFIEKE GEDRAGSVAARDIGHEDEN

• In teamverband werken: Je werkt nauw samen met de verschillende stakeholders en stimuleert het delen van informatie om een gezamenlijke en efficiënte werkdynamiek te bevorderen.
• Resultaatgericht: Je toont inzet en vastberadenheid om concrete doelstellingen te bereiken, waarbij je de kwaliteit en impact van de uitgevoerde acties waarborgt.
• Probleemoplossing: Je identificeert, analyseert de obstakels die je tegenkomt en pakt ze proactief aan. Je mobiliseert de nodige middelen om relevante oplossingen voor te stellen en zorgt voor de effectieve implementatie ervan.
• Overtuigen en beïnvloeden: Je kunt helder en overtuigend argumenteren, zodat je gesprekspartners achter je ideeën staan. Daarbij houd je rekening met hun verwachtingen en pas je jouw aanpak aan om een zo groot mogelijke impact te bewerkstelligen.

FUNCTIESPECIFIEKE TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

• Een project beheren: Je plant, organiseert en mobiliseert de middelen die nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken, rekening houdend met de beperkingen qua tijd en middelen. Je past een passende methodologie toe en gebruikt de juiste hulpmiddelen om de monitoring, rapportage en evaluatie van het project te waarborgen. Je gaat autonoom en proactief te werk bij het managen van de verschillende fasen.
• De missies en werking van een OCMW begrijpen: je hebt basiskennis over de rol en de opdrachten van het OCMW, alsook over de organisatie en de interne processen.
• Beheersing van kantoor- en samenwerkingstools: Je maakt efficiënt gebruik van kantoorsoftware (Word, Excel, PowerPoint) en samenwerkingsoplossingen (Outlook, SharePoint, OneDrive, enz.) om het informatiebeheer en de samenwerking binnen de teams te optimaliseren.
• Communicatie en ondersteuning voor verandering: Je kunt helder en efficiënt communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Je ontwerpt relevant lesmateriaal en leidt trainingsgroepen. Je ondersteunt teams bij de invoering van nieuwe werkwijzen en hulpmiddelen, faciliteert veranderingen en zorgt ervoor dat de geïmplementeerde oplossingen worden toegepast.

DELNEMINGSVOORWAARDEN

• Je bent houder van een Belgisch masterdiploma of je beschikt over een gelijkwaardigheidsbesluit dat een buitenlands diploma gelijkstelt met het vereiste diploma of je bekleedt momenteel een functie van niveau A in de openbare sector.
• Je hebt aantoonbare expertise in digitalisering, digitale transformatie of informatiemanagement.

TROEVEN

• Je beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een of meer van de volgende gebieden:
• Je hebt goede kennis van informatiebeheertools.
• Je hebt ervaring met het aanvragen van overheidsfinanciering of subsidies.
• Je hebt ervaring in het beheer van het sociaal beleid of binnen een OCMW.
• Je hebt ervaring in de openbare of verenigingssector.
• Je beheerst de andere gewesttaal en hebt een getuigschrift van Selor of bent bereid dat te behalen (art. 9§ 2).

Bij meer dan 12 kandidaten die aan de deelnamevoorwaarden voldoen, worden de troeven als aanvullende voorselectiecriteria gebruikt.

Aanbod

• Een voltijds contract voor onbepaalde duur (COD);
• Een startsalaris (zonder anciënniteit) van € 3.991,55 (bruto maandsalaris, schaal A);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van € 8;
• Automatische erkenning van anciënniteit in de publieke sector en nuttige anciënniteit in de privésector of als zelfstandige;
• De mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te genieten (onder voorbehoud van het verkrijgen van het Selor-attest art. 9§2);
• Opbouw van een aanvullend pensioen (2e pijler);
• Minstens 31 verlofdagen per jaar;
• Voorkeurtarieven in alle Iris Ziekenhuizen Zuid;
• Tussenkomst van de werkgever in de vervoerkosten (gratis openbaar vervoer en voetgangers- en fietsvergoeding van € 0,36 per km).

INTERESSE ? DE PROCEDURE WORD AFGESLOTEN OP 06/04/2025

De weerhouden kandidaten worden per e-mail op de hoogte gebracht en uitgenodigd voor een test ter controle van hun beroepskwalificaties.

Vergeet niet je spamfolder te controleren.

De schriftelijke test vindt plaats op 15/04/2025.

Het sollicitatiegesprek vindt plaats op 24/04/2025.

Onvolledige of laattijdige kandidaturen worden niet in acht genomen.